E-mail-workflow

Brug e-mail-workflows til automatisk at informere dine kunder om dine gallerier. Giv dem besked, når galleriet er online, når de har tilføjet billeder til deres ønskeliste, men endnu ikke har bestilt, eller når slutdatoen for galleriet nærmer sig. Hold dine kunder opdateret og mind dem om via e-mail ikke at glemme deres yndlingsbilleder — så de får mulighed for at købe dine fotos.
Bemærk: Det er ikke muligt at sende en e-mail til alle kontakter; der skal altid vælges en udløsende begivenhed.
Se vores videovejledning om e-mail-workflow for en hurtig introduktion, eller fortsæt nedenfor for den komplette guide.

Brug en e-mail-workflow-skabelon

For at oprette et nyt e-mail-workflow skal du åbne E-mail-workflow i Salgs-panelet. En skabelon er tilgængelig til brug. Når du klikker på den, vises de e-mails, der indgår i workflowet.

For at oprette et nyt workflow ud fra denne skabelon skal du klikke på knappen Dupliker i højre kolonne. Du skal derefter give duplikatet en ny titel og klikke på Fortsæt. En kopi af skabelonen, inklusive e-mails, vil derefter fremgå i menuen E-mail-workflow, hvor du kan redigere e-mailen, så den passer til dine behov.

Opret et e-mail-workflow

For at oprette et nyt workflow skal du klikke på Tilføj fra menuen E-mail-workflow og indtaste en Titel for dit nye e-mail-workflow, som kun vil være synlig for dig. Når du er færdig, klik på Fortsæt. En ny tom E-mail-workflow-menu vises. En kolonne til højre viser information om seneste gemte dato samt funktioner som Slet og Omdøb.

Opret en e-mail i et workflow

Når du er i et e-mail-workflow, skal du klikke på Tilføj for at oprette og konfigurere din e-mail.

Udløser: Vælg hvilken begivenhed, der skal udløse e-mailen. Mulighederne er:

• Føjet til ønskelisten: En e-mail sendes baseret på de konfigurerede regler, når en kunde tilføjer billeder til deres ønskeliste.
• Dato for fotografering: E-mails sendes i henhold til fotosessionens dato samt de regler og dage, der er angivet.
• Start salgsdato: E-mails sendes baseret på galleriets startdato for salg.
• Slutdato for salg: E-mails sendes baseret på galleriets slutdato for salg.
• Efter registrering: En e-mail sendes umiddelbart efter kunden har registreret sig. (afhænger af din konfiguration)
• Efter en ordre: E-mails udløses, når en ordre afgives i henhold til de angivne regler og dage.
• Lagt et produkt i indkøbskurven: E-mails udløses, når et produkt tilføjes til indkøbskurven, i henhold til de definerede regler og dage.
• Kampagnen udløber: E-mail sendes baseret på udløbsdatoen for kampagnen.
• Når du har tilføjet nye billeder: E-mails sendes, når nye billeder tilføjes til galleriet. For at undgå overlap sendes e-mailen først, når der er gået en time siden sidste upload. Hvis et nyt billede uploades inden for denne time, nulstilles timeren, og en ny ventetid på 1 time starter. Hvis der ikke uploades flere billeder i denne periode, sendes e-mailen.

Regel: Beslut hvornår e-mailen skal sendes i forhold til udløseren. Du kan vælge mellem Øjeblikkelig, Dage før eller Dage efter.
Dage: Angiv det antal dage, som reglen skal gælde. For eksempel, hvis udløseren er Start salg, reglen er Dage efter, og du indtaster 3 dage, sendes e-mailen 3 dage efter salgsstart.
Afsendelsestidspunkt: Angiv tidspunktet for afsendelse af e-mailen.
Filtrer modtager: Her kan du vælge mellem:

• Alle for at sende e-mailen til alle dine kunder uanset deres ordre.
• Bestilt for kun at sende e-mailen til kunder, der har afgivet en ordre.
• Ikke bestilt for at sende e-mailen til kunder, der endnu ikke har afgivet en ordre.

Emne: Indtast emnet for din e-mail.
Besked: Opret indholdet af din e-mail. Du kan tilpasse tekststilen, tilføje afsnit, links og billeder efter behov. Billeder bør ikke overstige 1000px på den længste side. Vi anbefaler desuden at bruge Pladsholdere til automatisk at personliggøre detaljer med information fra hver kunde og hvert galleri. Denne funktion er særligt nyttig for Foto-jobs, da den gør det muligt at tilpasse hver e-mail individuelt til hver kunde. Det sikrer, at personlige oplysninger og relevante links for hver deltager er inkluderet i hver e-mail. Systemet henter de nødvendige data fra allerede gemte oplysninger. Ved at klikke på knappen Pladsholder finder du forskellige muligheder, såsom:

• Kundens fulde navn: Indsæt den registrerede kundes for- og efternavn i beskeden.
• Kundens fornavn: Indsæt kun kundens fornavn i beskeden.
• Kundens efternavn: Indsæt kun kundens efternavn i beskeden.
• Signatur: Tilføj din kontosignatur til beskeden.
• 1 billede: Indsæt et miniaturebillede fra det første billede i galleriet i beskeden.
• 3 billeder: Indsæt tre miniaturebilleder fra de første tre billeder i galleriet i beskeden.
• Deltager: Tilføj deltagerens navn til beskeden.
• Fotosessionens dato: Indsæt datoen for fotosessionen som angivet i fotojob-indstillingerne.
• Slutdato for bestilling: Indsæt den konfigurerede slutdato for bestilling i beskeden.
• Grupper (gallerier): Tilføj den relevante gruppe-galleri til beskeden.
• Tilmeldt til: Angiv typen af fotos, som deltageren har tilmeldt sig.

Send test-e-mail: Inden du afslutter, send en test-e-mail for at tjekke udseendet og foretage nødvendige justeringer, så resultatet lever op til dine forventninger.
Når du har konfigureret, klik på Gem. Din nye e-mail vil fremgå i den e-mail-workflow-menu, du har oprettet, og vise hovedreglerne for et hurtigt overblik. Du kan tilføje så mange e-mails, du har brug for.

Hvis du har brug for at foretage ændringer i e-mailen, skal du klikke på skruenøgleikonet for at åbne menuen Rediger e-mail. Herfra kan du også slette e-mailen ved at klikke på papirkurv-ikonet i øverste højre hjørne.

Brug e-mail-workflow

For at aktivere et e-mail-workflow i et Galleri eller QR Galleri skal du gå til menuen Gallerier og åbne Galleriindstillingerne for det ønskede galleri.

Inde i Galleriindstillingerne skal du finde og vælge dit foretrukne workflow i boksen E-mail-workflow. Klik på Gem for at gemme dine ændringer. Når det er konfigureret, vil kunder, der registrerer sig til dit galleri, automatisk modtage skabelon-e-mailen fra det valgte workflow.

Tilføj e-mails til et aktivt workflow

Du kan tilføje e-mails til et aktivt workflow. Disse e-mails vil dog ikke blive sendt med tilbagevirkende kraft. De vil kun blive brugt til fremtidige begivenheder. For eksempel, hvis et galleri stadig er online i 10 dage, og du sætter en e-mail til at blive sendt 7 dage før salget slutter, vil den blive sendt som planlagt, hvis den oprettes før 7-dages mærket. Hvis du derimod tilføjer e-mailen 5 dage før salget slutter, vil den ikke blive sendt.

Nye brugerregistreringer efter workflowet er startet

Når et e-mail-workflow er aktivt, og en ny kunde registrerer sig til et galleri, vil de kun modtage e-mails fra det tidspunkt og frem. E-mails med tilbagevirkende kraft vil ikke blive sendt. For eksempel, hvis et galleri har været online, og en kunde registrerer sig efter workflowet er startet, vil de ikke modtage notifikationer om tidligere begivenheder, såsom når billeder blev offentliggjort. Hvis workflowet derimod indeholder en e-mail, der skal sendes 7 dage før salget slutter, og kunden registrerer sig før dette 7-dages mærke, vil de modtage denne e-mail som planlagt.

For et komplet overblik over Saal Photo Portal, se vores fulde Photo Portal Setup Walkthroughs-vejledninger.